معالجة الكلمات word foundation معالجة الكلمات word foundation - تجارب الاعضاء - اسئلة وحلول [يمنع إضافة الإستفسارات]


عدد مرات النقر : 23,191
عدد  مرات الظهور : 35,721,345

Like Tree5Likes
  • 2 Post By الصيفي
  • 2 Post By الصيفي
  • 1 Post By الصيفي

إضافة رد
 
LinkBack أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
قديم 04-11-2015, 12:37 PM   #1


 رقم العضوية :  120731
 تاريخ التسجيل :  04-11-2015
 المشاركات :  35
 الجـنـس :  ذكر
 عدد النقاط :  10
 قوة التقييم :  الصيفي is on a distinguished road
 اخر مواضيع » الصيفي
 تفاصيل مشاركات » الصيفي
 أوسمة و جوائز » الصيفي
 معلومات الاتصال بـ الصيفي

افتراضي دمج المراسلات Mail Merge في مايكروسوفت وورد


أداة دمج المراسلات Mail Merge تُتيح لنا عدة بدائل للإستخدام ( Letters / E-Mail Messages / Envelopes / … )، في هذا الموضوع سنقوم بالتطبيق على إستخدام Letters والربط مع مايكروسوفت إكسل
تخيل معي السيناريو التالي لفهم وظيفة أداة Mail Merge:
تقوم الشركة بإعداد خطاب يوضح مفردات المرتب الشهرية (أجر أساسي / إضافات / خصومات / صافي المرتب) للعاملين لديها، لن تكون هناك مشكلة في حالة أن عدد الموظفين صغير (5-10)، لكن تخيل معي الوضع في حالة ان الشركة لديها أكثر من 100 موظف مثلاًً

ما هو الحل الذي يجب على موظف شئون العاملين أن يقوم به لإعداد هذه الخطابات لجميع الموظفين، ثم طباعتها وتسليمها لهم؟
  1. إعداد قالب Template بكشف مفردات الموظفين على ملف وورد MS Word ثم يقوم بعملية نسخ ولصق Copy & Paste لمفردات المرتب لكل موظف.
  2. إعداد قالب بكشف مفردات الموظفين على شيت إكسل ويستخدم دالة مثل Vlookup لإستخلاص بيانات كل موظف من شيت المرتبات.
  3. إعداد قالب بكشف مفردات الموظفين على ملف وورد MS Word وربطه مع شيت إكسل الخاص بالمرتبات، ومن ثم إنشاء ملف وورد يشتمل على كشف خاص بمفردات مرتب كل موظف.
  4. حل أخر.
  • الحل الأول (Copy & Paste) سيستغرق وقت طويل وهناك إحتمالية كبيرة لحدوث أخطاء في نقل البيانات.
  • الحل الثاني (الدالة VLOOKUP) حل عملي لكنه سيستغرق وقت في عملية تغيير كود الموظف ثم تنفيذ أمر الطباعة لكل موظف.
  • الحل الثالث (ربط مايكروسوفت وورد مع شيت الإكسل) هو الحل الأفضل لأننا سنتعامل مباشرةً مع البيانات المسجلة في شيت الإكسل وسنقوم بنقلها الى ملف الوورد من خلال عملية ربط Link ثم تكوين ملف جديد به نماذج كشوف المرتبات لكافة العاملين بالشركة (المُسجلين في شيت الإكسل).
خطوات إستخدام اداة دمج المراسلات Mail Merge.

  1. تجهيز ملف الوورد MS Word والذي يشتمل على القالب Template المراد العمل عليه، في حالتنا سيكون قالب خاص بمفردات المرتب (رابط التحميل في نهاية الموضوع) كالتالي.
  2. تجهيز شيت الإكسل الذي سيتم إستخلاص البيانات المراد إستخدامها في ملف الوورد (رابط التحميل في نهاية الموضوع)، على أن يكون الصف الأول من الشيت يشتمل رؤوس الأعمدة.
  3. من قائمة Mailings -مايكروسوفت وورد- نختار نوع المخرج النهائي والذي في حالتنا خطابات Letters.
    Mailing » Start Mail Merge » Start Mail Merge
  4. نختار Use Existing List من الأمر Select Recipients، ثم نختار ملف الإكسل الذي يشتمل على بيانات الموظفين ومفردات مرتباتهم.

    لاحظ أن : تستطيع اداة Mail Merge إستخلاص البيانات من العديد من الملفات؛ إلا أن الشرح هنا تم من خلال الربط مع شيت إكسل، وفيما يلي قائمة بأنواع الملفات / الإمتدادت التي تستطيع أن تستخدمها متى كانت البيانات مخزنة في هذه الملفات بشكل صحيح.
  5. بعد إختيار ملف الإكسل ستظهر لنا شاشة تشتمل على أوراق العمل Sheets التي توجد في ملف الإكسل؛ نختار الشيت الذي يشتمل على مفردات المرتب الخاصة بالموظفين.

    لا حظ أن : في الصورة السابقة تم التأشير على First row contains column headers والذي يعني أن أول صف في شيت الإكسل الذي تم إختياره يشتمل على وصف للبيانات (رؤوس العناوين) وليس بيانات نريد إستخدامها.
    كذلك هذه العملية ستساعدنا لاحقاً في عملية الربط لأنها ستعرفنا على إسم كل عمود.
  6. الأن سنتعامل مع القالب الخاص بمفردات المرتب في ملف الوورد، سنضع مؤشر الماوس في الموضع الذي نريد إظهار إسم الموظف، ثم لدينا أحد إختيارين
    1. الضغط على أيقونة Insert Merge Field من قائمة Mailing ثم نختار القيمة التي نريدها من شاشة Insert Merge Field.
    2. أو نضغط على سهم Insert Merge Field لتظهر لنا قائمة بكافة الحقول التي توجد في شيت الإكسل (مصدر البيانات)
  7. سنلاحظ بعد إضافة إختيار إسم الموظف من شاشة Insert Merge Field أو من القائمة، أنه تم اضافة عنصر “إسم الموظف” بين قوسين، كذلك الحال بالنسبة لخانة الإدارة.
  8. سنقوم بتكرار الخطوة ( 6 ) لكافة العناصر التي نريد ربطها بين ملف الوورد وشيت الإكسل لتصبح النتيجة النهائية في المثال الخاص بنا كالتالي
  9. الأن تم الإنتهاء من عملية الربط بين ملف الوورد وشيت الإكسل، سنقوم الأن بمعاينة بيان بمفردات أحد الموظفين، يتم ذلك من قائمة Mailing » Preview Results » Preview Results
  10. بعد التأكد من أن عملية الربط تمت بشكل صحيح ننتقل الى خطوة إعداد ملف يشتمل على بيان بمفردات كل موظف، وذلك من الأمر Finish & Merge، ثم نختار Edit Individual ************************.
  11. ستظهر لنا شاشة Merge to new ************************، ومنها نختار عنصر من أحد ثلاثة عناصر.

    ونحدد هل نريد إعداد ملف لكافة الموظفين (All) أم الموظف الحالي (Current Record) أم نطاق محدد من البيانات (From … To) ثم نضغط OK.
  12. بعد إختيار All -لأننا نريد إعداد بيان بمفردات المرتب لكافة الموظفين- نلاحظ الاتي
    تم إنشاء ملف جديد ويحمل الإسم Letter 1، ويشتمل على عدد صفحات مساوية لعدد بيانات الموظفين في شيت الإكسل (مع مراعاة أن عدد الصفحات يعتمد على متغيرين، الأول عدد الصفحات الأصلية في القالب Template الذي تم العمل عليه، والثاني عدد السجلات التي سيتم معالجتها في الخطوة ( 11 )
  13. الخطوة الأخيرة والأكثر أهمية هي حفظ الملف الجديد.
بذلك نكون قد مررنا على خطوات استخدام اداة دمج المراسلات Mail Merge. لاحظ أنه يمكنك إستخدام خطوات العمل في نسخة الأوفيس 2003 من خلال قائمة Mailing » Start Mail Merge » Start Mail Merge ثم إختيار Step by Step mail Merge Wizard.

الصيفي غير متواجد حالياً
رد مع اقتباس
رسالة لكل زوار منتديات العبير

عزيزي الزائر أتمنى انك استفدت من الموضوع و لكن من اجل منتدى ارقي و ارقي برجاء عدم نقل الموضوع و يمكنك التسجيل معنا و المشاركة معنا و النقاش في كافه المواضيع الجاده اذا رغبت في ذلك فانا لا ادعوك للتسجيل بل ادعوك للإبداع معنا . للتسجيل اضغظ هنا .

قديم 04-11-2015, 01:03 PM   #2


 رقم العضوية :  120731
 تاريخ التسجيل :  04-11-2015
 المشاركات :  35
 الجـنـس :  ذكر
 عدد النقاط :  10
 قوة التقييم :  الصيفي is on a distinguished road
 اخر مواضيع » الصيفي
 تفاصيل مشاركات » الصيفي
 أوسمة و جوائز » الصيفي
 معلومات الاتصال بـ الصيفي

افتراضي رد: دمج المراسلات Mail Merge في مايكروسوفت وورد



الصيفي غير متواجد حالياً
رد مع اقتباس
قديم 04-11-2015, 01:05 PM   #3


 رقم العضوية :  120731
 تاريخ التسجيل :  04-11-2015
 المشاركات :  35
 الجـنـس :  ذكر
 عدد النقاط :  10
 قوة التقييم :  الصيفي is on a distinguished road
 اخر مواضيع » الصيفي
 تفاصيل مشاركات » الصيفي
 أوسمة و جوائز » الصيفي
 معلومات الاتصال بـ الصيفي

افتراضي رد: دمج المراسلات Mail Merge في مايكروسوفت وورد



كسرب حمام likes this.
الصيفي غير متواجد حالياً
رد مع اقتباس
قديم 07-11-2015, 11:06 AM   #4

الصورة الرمزية كسرب حمام

 رقم العضوية :  112869
 تاريخ التسجيل :  11-06-2014
 المشاركات :  1,696
 الدولة :  مكة المكرمة
 الجـنـس :  أنثى
 عدد النقاط :  51472
 قوة التقييم :  كسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud ofكسرب حمام has much to be proud of
 اخر مواضيع » كسرب حمام
 تفاصيل مشاركات » كسرب حمام
 أوسمة و جوائز » كسرب حمام
 معلومات الاتصال بـ كسرب حمام

افتراضي رد: دمج المراسلات Mail Merge في مايكروسوفت وورد


الله يجزاك خير

توقيع :



منتدى العبير

كسرب حمام غير متواجد حالياً
رد مع اقتباس
قديم 13-11-2015, 06:35 AM   #5

الصورة الرمزية عبد الله الساهر

 رقم العضوية :  1
 تاريخ التسجيل :  22-07-2004
 المشاركات :  70,479
 الدولة :  ムレ3乃乇乇尺
 الجـنـس :  ذكر
 العمر :  38
 عدد النقاط :  243859
 قوة التقييم :  عبد الله الساهر تم تعطيل التقييم
 SMS :

حتى لو اجتهدت و قطعت فؤادك.. ووضعته للناس في طبق فضي ليرضوا عنك لن تفلح وربما لن تصل لمستوى يرضيك أنت عن نفسك فاجتهد ليكون الله وحده راضياً عنك وأغمض عينيك عن ما سواه

 اخر مواضيع » عبد الله الساهر
 تفاصيل مشاركات » عبد الله الساهر
 أوسمة و جوائز » عبد الله الساهر
 معلومات الاتصال بـ عبد الله الساهر

افتراضي رد: دمج المراسلات Mail Merge في مايكروسوفت وورد


اسأل الله ان ينفع بك ويكتب اجرك
ويجزاك ووالديك الفردوس الأعلى ..
كفيت ووفيت

توقيع :





رحمك الله يا أنس
وجعل الفردوس دارك ومستقرك



عبد الله الساهر متواجد حالياً
رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة
Trackbacks are متاحة
Pingbacks are متاحة
Refbacks are متاحة



الساعة الآن 03:29 PM


Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2019, Jelsoft Enterprises Ltd.
Content Relevant URLs by vBSEO 3.6.0 TranZ By Almuhajir
Ads Organizer 3.0.3 by Analytics - Distance Education
جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات العبير
المحتوى المنشور فى موقع العبير لايعبر بالضرورة عن وجهة نظر الإدارة وإنما يعبر عن وجهة نظر كاتبها